Het Sacramentskoor Breda valt onder de Stichting SacramentskerkBreda (SKB). SKB heeft een privacy-beleid opgesteld waaraan wij ons houden:

Privacy-beleid Stichting SacramentskerkBreda en de daaronder vallende koren

I. Inleiding

De wet AVG die in mei 2018 van kracht wordt, is ook van toepassing op de Stichting
SacramentskerkBreda (SKB) en de daaronder vallende koren, inclusief bestuurders en
vrijwilligers.
Met deze notitie worden de consequenties nader in kaart gebracht, alsmede het beleid dat
door SKB zal worden gevoerd.

II. Doel van de gegevensverzameling

Voor het functioneren van SKB en de daaronder vallende koren, bestuurders en vrijwilligers
worden enkel die (persoons)gegevens verzameld, bijgehouden en gearchiveerd die
noodzakelijk zijn voor het leveren van een bijdrage aan het realiseren van de doelstellingen
van SKB, zoals verwoord in de statuten, gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel. In de
praktijk komt dit neer op het voeren van een ledenadministratie.

III. Welke gegevens worden verzameld?

De navolgende gegevens worden verzameld:

1. Gegevens bestuursleden SKB: naam, adres, postcode en woonplaats, telefoonnummer
(vast en/of mobiel) en email adres;
2. Gegevens leden zorgteam: naam, adres, postcode en woonplaats, telefoonnummer
(vast en/of mobiel), email adres en iban nummer;
3. Gegevens vrijwilligers SKB: naam, adres, postcode en woonplaats, telefoonnummer
(vast en/of mobiel) en email adres;
4. Gegevens steunfondsleden SKB: naam, adres, postcode en woonplaats,
telefoonnummer (vast en/of mobiel), email adres en iban nummer;
5. Gegevens lezers nieuwsbrieven en periodiek In en rond de Sacramentskerk: naam,
adres, postcode en woonplaats, telefoonnummer (vast en/of mobiel) en email adres;
6. Gegevens lezers periodiek “kerk in de buurt”: naam, adres, postcode en woonplaats,
telefoonnummer (vast en/of mobiel) en email adres;
7. Gegevens gebruikers gebouw Sacramentskerk in Breda: naam, adres, postcode en
woonplaats, telefoonnummer (vast en/of mobiel), email adres en iban nummer;
8. Gegevens bestuursleden en zangers Sacramentskoor: naam, adres, postcode en
woonplaats, telefoonnummer (vast en/of mobiel), email adres, geboortedatum,
geboorteplaats, school (minderjarige leden), naam ouders (minderjarige leden) en
iban nummer;
9. Gegevens leden jeugdcommissie van het Sacramentskoor: naam, adres, postcode en
woonplaats, telefoonnummer (vast en/of mobiel) en email adres;
10. Gegevens leden mannencommissie van het Sacramentskoor: naam, adres, postcode
en woonplaats, telefoonnummer (vast en/of mobiel) en email adres;
11. Gegevens leden baardclubcommissie van het Sacramentskoor: naam, adres, postcode
en woonplaats, telefoonnummer (vast en/of mobiel) en email adres;
12. Gegevens bestuursleden en zangers Dameskoor Accordando: naam, adres, postcode
en woonplaats, telefoonnummer (vast en/of mobiel), email adres en iban nummer;
13. Documenten, die op grond van de wet 7 jaar bewaard moeten blijven door SKB;

Door SKB, Sacramentskoor of Dameskoor Accordando wordt periodiek een (concert)reis
georganiseerd. In die situatie wordt van de deelnemers Sacramentskoor (leden deels
minderjarig) het paspoort- en/of identiteitsbewijsnummer opgevraagd en verzameld om
reisboekingen mogelijk te maken.

Alle hiervoor genoemde gegevens worden uitsluitend verzameld met uitdrukkelijke
schriftelijke toestemming van de leden en/of ouders van minderjarige leden

IV. Wie hebben toegang tot de gegevens?

Tot de verzamelde gegevens hebben de navolgende organisaties/personen toegang. Daarbij
wordt de nummering uit paragraaf III gevolgd:

CategorieOrganisatiePersoon
1SKBsecr-pennm SKB
2SKBsecr-pennm SKB
coordinator zorgteam
3SKBsecr-pennm SKB
Coordinator vrijwilligers
4SKBsecr-pennm SKB
5SKBsecr-pennm SKB
Vrijwilliger pr
6SKBsecr-pennm SKB
Vrijwilliger pr
7SKBsecr-pennm SKB
Beheerder gebouw
8SKB
Sacramentskoor
secr-pennm SKB
secr. intern Sacramentskoor
secr. extern Sacramentskoor
Pennm. Sacramentskoor
Reis coördinator Sacramentskoor
Leden jeugdcommissie
Leden mannencommsisie
Leden baardclubcommssi
9SKB
Sacramentskoor
secr. Sacramentskoor
coordinator jeugdcommissie
10SKB
Sacramentskoor
secr. Sacramentskoor
coordinator mannencommissie
11SKB
Sacramentskoor
secr. Sacramentskoor
coordinator baardclubcommissie
12SKB
Dameskoor Accordando
secr. Dameskoor
pennm. Dameskoor
13SKBsecr-pennm SKB

 

In situaties dat door SKB of Sacramentskoor (concert)reizen worden georganiseerd, wordt het
paspoort- en/of identiteitsbewijsnummer ingezameld. De toegang tot die gegevens heeft de
secr-pennm van SKB en reis coördinator van het Sacramentskoor.

V. Met wie kunnen/worden de gegevens gedeeld?

De verzamelde gegevens zijn door de betrokkenen binnen de genoemde categorieën in
paragraaf III te allen tijde opvraagbaar bij de secr-penngm. van SKB en/of de secretarissen van
de koren.
De gegevens worden niet zonder uitdrukkelijke toestemming van het bestuur van SKB en/of
koorbesturen aan derden ter beschikking gesteld. Voor zover ter beschikkingstelling aan
derden plaatsvindt, is dit met toestemming van de betrokken personen.

Medio 2018 zal het gebouw de Sacramentskerk voorzien worden van audiovisuele middelen
waarmee uitzending op internet mogelijk wordt. Het gebouw zal daartoe bij toegang voorzien
worden van meldingen, dat bezoekers gefotografeerd en gefilmd kunnen worden met de kans
uitzending op internet. Indien daar geen prijs op wordt gesteld, wordt betrokkene verzocht
voortijdig het gebouw te verlaten. Indien daar geen gebruik van wordt gemaakt, wordt
verondersteld met mogelijke uitzending op internet in te stemmen.

VI. Bescherming van de verzamelde gegevens

Alle verzamelde gegevens vallen onder de bescherming van de rechtspersoon, de stichting
SacramentskerkBreda. Het bestuur van SKB ziet erop toe dat de verzamelde gegevens enkel
en alleen worden gebruikt, aangehouden, bewaard en verspreid volgens het hiervoor
weergegeven beleid. Betrokkenen zorgen daarbij voor een veilige, niet voor derden
toegankelijke opbergplaats respectievelijk beveiligde mobiele device.
In de regel worden zaken bewaard voor de periode dat het de doelstelling van SKB dient. Dat
kan korter dan 7 jaar zijn. Voor het organiseren van reünies in de toekomst worden namen en
adressen, telefoonnummers en emailadressen blijvend aangehouden onder de secretaris(sen).
SKB heeft een overeenkomst met het gemeentearchief van Breda. Periodiek worden daar
zaken aan overgedragen.

VII. Meldplicht datalek

Ieder data lek dat zich voordoet, zal door betrokkenen worden gemeld aan het bestuur van
SKB. Naar gelang de situatie zullen maatregelen worden getroffen waarbij tevens bezien zal
worden om herhaling te voorkomen.

VIII. Vaststelling

Het hiervoor weergegeven beleid met betrekking tot de uitvoering en consequenties van de
wet AVG voor SKB is vastgesteld in de vergadering van het bestuur van 19 mei 2018.

Op aanvraag van direct belanghebbende(n) wordt een afschrift van dit beleidsdocument ter
hand gesteld.

Breda, 19 mei 2018
Bestuur SKB